طرح پیشنهادی راهاندازی
سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد بینالمللی ISO 9001:2008
موضوع
پیشنهاد جهت انجام پروژه راهاندازی سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد بینالمللی ISO 9001:2008 شامل تشکیل و آموزش کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت سازمان و نماینده مدیریت در امور کیفیت بهعنوان مسئول مربوطه، شناسائی فرآیندهای سازمانی، تهیه شناسنامه فرآیندهای شناسائی شده، تعریف و تدوین ساختار سازمانی، تهیه و تدوین شرح مشاغل، وظایف، مسئولیتها، اختیارات و شرایط احراز هر شغل براساس ساختار سازمانی، تهیه و تدوین روشهای اجرائی و دستورالعملهای عمومی و تخصصی، تهیه و تدوین خطمشی کیفیت، تهیه و تدوین اهداف کیفیت و تهیه نظامنامه کیفیت سازمان است.
هدف اجرای پروژه
هدف از طراحی، پیادهسازی و اخذ گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد ISO 9001:2008 در قالب موارد ذیل آورده شده است:
• مدیریت سازمان براساس یک استاندارد بینالمللی
• مستندسازی کلیه روندهای عملکردی سازمان و رهائی سازمان از قائم بهفرد بودن
• برنامهریزی سازمانی و انجام عملیات براساس برنامهها
• شناسائی و رفع مشکلات سازمانی ناشی از عدم وجود نظم سازمانی
• شناسائی فرآیندهای پیدا و پنهان سازمانی و مدیریت و کنترل آنها براساس اعداد و ارقام
• کاهش هزینههای دوبارهکاری
• تعریف کیفیت در دو حوزه مدیریت و محصولات/ خدمات و كنترل اثر بخش آن
• کسب اعتبار بینالمللی و اعمال سیاستهای ترفیعی در بازار
• حرکت بهسمت توسعه سازمان از طریق اعمال سیاست بهبود مستمر
• ایجاد امکان تجزیه و تحلیل عملکردهای سازمان در کلیه نواحی و بهبود کیفیت آنها
دامنه اجرای پروژه
دامنه اجرای شرح خدمات این پروژه در حالت بهینه کلیه فرآیندها و روندهای سازمان میباشد.
شرح خدمات اجرای پروژه
تشکیل و آموزش کمیته راهبری
از آنجاکه تدوین و اجرای سیستم مدیریت کیفیت در سازمان یکی از رویکردهای شدیداً موثر بر روند شکلدهی عملکردهای سازمانی بوده و بهعنوان یکی از اعمال استراتژیک و توأم با کلنگری در سازمان بهحساب میآید؛ تشکیل و آموزش کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت جهت آشنائی کامل مدیران ارشد و میانی سازمان با مقاصد و روند انجام پروژه و همچنین استاندارد ISO/QMS 9001:2008 از ارکان واجب در انجام این پروژه بهحساب میآید. مشاور در ابتدای پروژه ضمن تشکیل و آموزش این کمیته اقدام به شناسائی نماینده مدیریت در امور کیفیت (الزام استاندارد) مینماید، ایشان دبیر کمیته راهبری و مسئول مدیریت و نظارت بر روند طراحی سیستم مدیریت کیفیت و اجراء آن هستند.
شناسائی فرآیندهای سازمانی
مطابق الزامات استاندارد مطروحه شناسائی کلیه فرآیندهای ارزشافزا (صف) و پشتیبان (ستاد) و تبیین روابط و تعاملات فیمابین یکی از ارکان اساسی پروژه بهحساب میآید. در این مرحله مشاور با ابزارها و متدولوژیهای معتبر (Valid) آکادمیک اقدام به تهیه نقشه فرآیندهای سازمان (Process Map) مینماید.
تهیه شناسنامه فرآیندهای شناسائی شده
با توجه به تعریف عمومی فرآیند (مجموعهای عملکردی که ورودی/ ورودیها را به خروجی/ خروجیها تبدیل میکند.) مشاور با درنظر گرفتن نقشه فرآیندهای سازمان و بهرهگیری از متدولوژیهای آکادمیک مستندسازی فرآیندها اقدام به تدوین شناسنامه فرآیندهای سازمان مینماید. محتویات شناسنامه هر فرآیند مفاهیمی از قبیل عنوان و مأموریت فرآیند، مالک یا متولی فرآیند، مجموعه زیرفرآیندها و فعالیتهای مربوطه، شرح ورودی/ ورودیهای فرآیند و مراکز صدور آن، شرح خروجی/ خروجیهای فرآیند و مقاصد مربوطه، نواحی کنترل فرآیند و مسئولین انجام، شاخصهای ارزیابی فرآیند بههمراه مستندات مرتبط میباشد.
تعریف و تدوین ساختار سازمانی
مطابق تعاریف تئوریک موجود، سازمان بهعنوان یک نهاد اجتماعی و مرتبط با محیط، البته با مرز و حدود از پیش تعریف شده، دارای هدف و ساختار مشخصی است. درنتیجه مشاور مطابق خواست استاندارد مطروحه در این مرحله پس از شناسائی عناوین کارها (SOW-Subject Of Work) و تعریف ساختار شکست کار یا همان روابط پیشنیازی و پسنیازی (WBS-Work Breakdown Structure) اقدام به تعریف و تدوین ساختار سازمانی بهینه کارفرما جهت تبیین سطوح ساختاری، روابط فرماندهی و گزارشدهی و دستهبندی وظایف، اختیارات و مسئولیتها مینماید.
تهیه و تدوین شرح مشاغل، وظایف، مسئولیتها، اختیارات و شرایط احراز
ساختارهای سازمانی بهخودیخود صرفاً منعکس کننده برداشتهای شماتیک از مراودات عمودی و افقی سازمانی هستند و جهت عملیاتی شدن نیازمند تفسیرهای بیشتری هستند. به همین منظور مشاور در این مرحله از انجام پروژه اقدام به تبیین شرح/ تعریف هر شغل (هر جزء از ساختار سازمانی)، شرح وظایف، اختیارات و بهتبعیت از آن مسئولیتها و شرایط احراز (حداقلهای لازم جهت احراز هر پست سازمانی توسط افراد) مینماید.
تهیه و تدوین خطمشی کیفیت
آنچنانکه در تعاریف سازمان عنوان میشود، هدفگذاری برای هر سازمانی واجب است. بنابر الزامات اصلی استاندارد مطروحه سازمان موظف است برنامههای آتی خود را در قالب اهداف و چشماندازهای خود تعریف و تدوین نماید. در واقع خطمشی سازمان شمایل سازمان در برشهای زمانی آینده است و مشاور بهکمک نظرات کمیته راهبری و الزامات استاندارد، جهت تدوین این سند اقدام به تدوین اهداف کلان سازمان مینماید.
تهیه و تدوین اهداف کیفیت
هر هدف کلانی جهت اجرائی شدن نیازمند SMART (Specific, Measurable, Available, Real able, Time bound) یا عینی شدن است. مشاور جهت انجام این مهم با تدوین سند اهداف اقدام به تشریح هر بند خطمشی از طریق تعریف برنامههای دستیابی، توسعه شاخصهای کنترلی، تعریف حدود کنترلی، مراکز تولید دادههای لازم جهت انجام محاسبات، مسئولین اندازهگیری و تعیین تکلیف مینماید.
تهیه و تدوین روشهای اجرائی و دستورالعملهای عمومی
هر استانداردی دارای الزامات عمومی مستندسازی مربوط به خود است. استاندارد ISO/QMS 9001:2008 نیز دارای چنین الزاماتی در قالب روش اجرائی کنترل مستندات جهت یکسانسازی نحوه ایجاد و تصویب مستندات سازمانی، روش اجرائی کنترل سوابق کیفیت جهت کنترل و نگهداری (بایگانی) سوابق عملکردی سازمان، روش اجرائی کنترل اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه جهت شناسائی و رفع سوء اثر اقدامات عملکردی غیر استانداردی که بهصورت بالقوه یا بالفعل در سازمان وجود دارند، روش اجرائی ممیزی داخلی جهت ممیزی دورهای سیستم مدیریت کیفیت و شناسائی نواحی غیر استاندارد، روش اجرائی کنترل محصولات/ خدمات نامنطبق جهت کنترل عدمانطباقهای احتمالی موجود در کیفیت محصولات/ خدمات سازمان، دستورالعمل بازنگری مدیریت جهت روزآمدسازی سیستم مدیریت کیفیت و رفع ایرادات احتمالی، دستورالعمل پایش و اندازهگیری فرآیندها جهت ایجاد مجموعهای از شاخصهای فرآیندی، روند محاسبه و اعمال اقدامات کنترلی مقتضی، دستورالعمل بهبود مستمر جهت محاسبه عملکرد کلی سازمان، دستورالعمل آموزش جهت شناسائی نیازهای آموزشی افراد سازمان، پوشش نیازمندیهای شناسائی شده و تبدیل دانش ضمنی سازمان به دانش صریح، دستورالعمل ارتباط با مشتریان جهت دریافت پیشنهادات/ شکایات ایشان، محاسبه و مدیریت میزان رضایتمندی ایشان از سازمان، دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران و تأمینکنندگان جهت رتبهبندی منابع خرید سازمان و بسیاری دیگر از این دست، است.
تهیه و تدوین دستورالعملهای تخصصی
هر سازمانی دارای رویههای عملکردی تخصصی و مخصوص به خود نیز میباشد. در این مرحله از انجام پروژه مشاور با مستندسازی این رویهها با بهرهگیری از متدولوژیهای آکادمیک مستندسازی روند اقدام به مستندسازی کلیه نیازهای تخصصی سازمان مینماید.
تهیه نظامنامه کیفیت سازمان
نظامنامه سندی است که طی آن کلیه اقدامات سازمان در راستای پوشش الزامات استاندارد طرح میشود و بهعنوان یک سند راهنما در اختیار مدیران و ممیزین سیستم مدیریت کیفیت قرار میگیرد.
تشریح نتایج و خروجیهای پروژه
نتایج و خروجیهای فرآیند طراحی، پیادهسازی و اخذ گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد بینالمللی ISO 9001:2008 در قالب موارد ذیل آورده شده است:
• تجهیز سازمان به مکانیزمی جهت ایجاد مستندات روندی و کنترل سوابق
• ترجمه مفهوم کلان سازمان به مجموعهای از فرآیندهای دستهبندی شده، به نحوی که تمام ورودیها و خروجیهای آنها مشخص شوند و براساس شاخصهای عملکردی موضوعی مورد اندازهگیری، پایش و تجزیه و تحلیل جهت بهبود قرار گیرند و یک داشبورد مدیریتی مستند را برای مدیریت مبتنی بر اعداد و ارقام بهارمغان بیآورند.
• برنامهریزی برای دستیابی سازمان به مقاصد بهینه استراتژیک
• طراحی ساختار سازمانی و مستندسازی شرح مشاغل و شرایط احراز
• نیازسنجی آموزشی و تعبیه مکانیزمی جهت پوشش نیازهای آموزشی
• ایجاد رویه دستیابی به سطح رضایتمندی مشتریان و شکایات/ پیشنهادات ایشان
• رتبهبندی پیمانکاران و تأمینکنندگان سازمان براساس معیارهای یکسان جهت خرید از منابع بهینه
• ایجاد نظم اداری در عملکردهای سازمانی
• دریافت گواهینامه بینالمللی در حوزه تضمین کیفیت محصولات/ خدمات
• تجهیز سازمان به رویهای جهت نگهداری بهینه تجهیزات
• رهائی سازمان از قائم بهفرد بودن
• کاهش هزینه دوبارهکاری و ضایعات
• شناسائی مشکلات پیدا و پنهان سازمان
نظرات