اتوماسيون اداري چاپارس-كارتابل تك كاربره

اتوماسيون اداري چاپارس-كارتابل و گردش اداري نامه
با راهنما (نصب ، راه اندازي ، آموزش)
نرم افزار كارتابل و گردش اداري با دبيرخانه در ارتباط است
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جويي در هزينه ها با حذف كاغذ از مكاتبات و روال هاي اداري
2. سادگي كار با برنامه
3. صرفه جويي در وقت با دسترسي سريع به سابقه ي آرشيو مكاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشيو و بايگاني نامه ها و مكاتبات اداري
5. سازماندهي مكاتبات اداري و روال كاري

اتوماسيون اداري چاپارس بر اساس ضوابط و ويژگيهاي بخشنامه شماره 159536/1903 مورخ 21/8/82 كمسيون تخصصي اتوماسيون نظام اداري وابسطه به شوراي عالي اطلاع رساني طراحي و توليد شده است.
همچنين با اضافه شدن بخش هاي مورد نظر شركت هاي خصوصي ، به قابليت انعطاف پذيري و كارايي برنامه افزوده شده است. نسخه فعلي برنامه تحت LAN مي باشد. نسخه تحت وب برنامه در حال آماده شدن مي باشد.
امنيت فايل ها ( نامه ها )ي ثبت شده , سادگي استفاده از برنامه و كاربردي بودن برنامه جزو اولويت هاي بالا و نقاط قوت برنامه مي باشد.
تمامي فايل هاي ثبت شده در برنامه اعم از امضاي ديجيتالي , نامه هاي اسكن شده , فايل هاي word و .... در سيستم كد گذاري و به فايل باينري با حجمي در حد چند كيلو بايت تبديل و سپس در بانك اطلاعاتي ذخيره مي شود . بر اين اساس انتقال (ترانسفر) اطلاعات با سرعت بالا انجام مي گيرد , حجم بانك اطلاعاتي كم و امكان دسترسي به فايل ها فقط در برنامه و با دسترسي مشخص شده افراد امكان پذير خواهد بود .
ارتباط برنامه با نرم افزار هاي ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار مي باشد.
امكان دريافت 4 فايل ضميمه (پيوست) با فرمت هاي مختلف براي نامه هاي ثبت شده و مكاتبات داخلي، از جمله ويژگيهاي خوب اين برنامه مي باشد.
برنامه اتوماسيون اداري چاپارس جهت سهولت در استفاده و كاربري آسان تر به 2 نرم افزار "دبيرخانه" و "كارتابل" تقسيم شده است:


دبيرخانه (كامپيوتر كاربر دبيرخانه)
الف: نرم افزار دبيرخانه:
ثبت نامه ها (اسكن نامه) و ارسال آن براي كارتابل كاربران سازمان
گزارشات دبيرخانه و نامه هاي ثبت شده
گردش اداري نامه در سازمان (كامپيوتر كاربران)
ب – نرم افزار كارتابل و گردش اداري نامه ها:
دريافت نامه هاي ثبت شده و ارجاع شده.
امكان پاراف، تعريف نامه ي جديد ، ارجاع به كاربران ديگر سازمان، بايگاني شخصي و ارسال پيام هاي شخصي و ...


الف- مشخصات نرم افزار دبيرخانه :
با راهنما (نصب ، راه اندازي ، آموزش)
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جويي در هزينه ها با حذف كاغذ از مكاتبات و روال هاي اداري
2. سادگي كار با برنامه
3. صرفه جويي در وقت با دسترسي سريع به سابقه ي آرشيو مكاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشيو و بايگاني نامه ها و مكاتبات اداري
برنامه بر روي windows 2003, windows 2000 , windows XP و Vista بصورت تك كاربره و تحت شبكه قابل نصب مي باشد.
بانك اطلاعاتي برنامه Microsoft SQL Server است.
نرم افزار دبيرخانه با برنامه كارتابل و گردش اداري نامه در ارتباط است
ارتباط برنامه با نرم افزار هاي ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار مي باشد.
امكان دريافت 4 فايل ضميمه (پيوست) با فرمت هاي مختلف براي نامه هاي ثبت شده و مكاتبات داخلي، از جمله ويژگيهاي خوب اين برنامه مي باشد.

بخش تنظيمات برنامه :
1. چارت سازماني: ( تعريف چارت سازماني- تعريف واحدها- تعريف كاربران و حق دسترسي آنها- تعريف امضاي ديجيتالي براي كاربر - ... )
2. تعريف مشخصات سازمان
3. رويت وضعيت كاربران ، ساعت اتصال ، مدت زمان اتصال ، IP استفاده شده و ...
4. تعريف الگوها (چارچوب ها)ي فايل هاي MsWord در برنامه و قابليت استفاده براي كارتابل تمام كاربران
5. تعريف فايل هاي اسكن شده و قابليت استفاده براي كارتابل تمام كاربران
6. دفترچه تلفن : امكان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شركت ها , اشخاص
7. تعريف موضوع نامه ها ( موضوع نامه ها در بخش دبيرخانه بطور خودكار توسط سيستم ثبت مي شود و نيازي به تعريف توسط كاربر نيست)
8. تعريف پوشه هاي بايگاني بصورت نمودار درختي جهت بايگاني و دسته بندي نامه ها.

بخش دبيرخانه:
1. ثبت و بايگاني نامه هاي وارده:
• ثبت مشخصات نامه شامل : پيش شماره – شماره انديكاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – فرستنده – نام تحويل دهنده – موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيك نامه – توضيحات و شماره بايگاني و پوشه هاي بايگاني - سابقه نامه هاي وارده
- لينك با نامه به شماره پيرو
- تحويل رسيد ثبت نامه
- امكان دريافت نامه از اسكنر با امكان پاراف و پي نوشت و درج امضاي ديجيتالي در آن
- امكان دريافت 4 فايل ضميمه با فرمت هاي مختلف
- امكان ارجاع بدون محدوديت نامه به كارتابل كاربران
- جستجو با شماره انديكاتور
- انتخاب صادره بر وارده
- انتخاب كليد هاي ميانبر
- ثبت بايگاني با عنوان و شماره بايگاني

2. ثبت و بايگاني نامه هاي صادره:
ثبت مشخصات نامه شامل :پيش شماره – شماره انديكاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – نام اقدام كننده –نام امضا كننده - گيرنده نامه – موضوع – ارجاع به – رونوشت به - پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيك نامه – توضيحات - شماره و پوشه بايگاني
- امكان چاپ فايل ضميمه نامه
- امكان دريافت نامه از اسكنر با امكان پاراف و پي نوشت و درج امضاي ديجيتالي در آن
- امكان دريافت 4 فايل ضميمه با فرمت هاي مختلف
- امكان درج شماره انديكاتور و تاريخ نامه در چاپ
- لينك به نامه پيرو
- جستجو با شماره انديكاتور
- صندوق نامه هاي ارسالي از كارتابل كاربران – دريافت نامه ارسالي از كارتابل كاربران
- رونوشت بدون محدوديت
- ثبت بايگاني با عنوان و شماره بايگاني

3. مينوت: دريافت نامه هاي ارسالي از كارتابل كاربران , براي تصحيح و يا تعويض فايل ضميمه و ارسال به كارتابل ارجاع دهنده يا به دبيرخانه جهت ثبت و بايگاني.
بخش گزارش:
1. گزارش بايگاني:
- امكان محدود كردن جستجو در محدوده زماني
- جستجو بر اساس عنوان پوشه هاي بايگاني
- امكان چاپ نتيجه جستجو

2. گزارش دبيرخانه:
- جستجو با شماره انديكاتور
- امكان محدود كردن جستجو در محدوده زماني
- امكان محدود كردن جستجو با محدوده شماره انديكاتور
- امكان جستجو با انتخاب هرآيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه (پيش شماره – شماره انديكاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – كد فرستنده و نام فرستنده – نام تحويل دهنده – نام موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيك نامه – توضيحات و شماره بايگاني)
- امكان چاپ نتيجه جستجو
- امكان چاپ نتيجه جستجو با ريز گردش اداري نامه براي هر شماره نامه
- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر كارتابل )
- Report Generator چاپ انتخابي – نتخاب هر آيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه و امكان تغيير فضاي نمايش هر فيلد

3. گزارش گردش نامه ها:
- امكان محدود كردن جستجو با بازه زماني
- امكان محدود كردن جستجو با شماره انديكاتور
- گزارش گردش اداري براي هر كاربر با عناوين:
- دريافت كننده نامه :نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان ارجاع - وارده
- دريافت كننده نامه : نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان رونوشت - صادره
- دريافت كننده نامه : نامه هاي دريافتي از كارتابل كاربران
- اقدام كننده نامه
- تعريف نامه جديد
- چاپ نامه
- گزارش گردش نامه
- گزارش جزيات ثبت نامه
- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر كارتابل )




ب- مشخصات نرم افزار كارتابل و گردش اداري نامه:

اتوماسيون اداري يا سيستم گردش مكاتبات بدون كاغذ (Paperless)

بخش كارتابل
1.نامه هاي رسمي – مينوت :
- پيام هشدار توسط سيستم براي نامه هاي جديد
- نمايش ليست نامه هاي موجود در كارتابل
- مشخص بودن نامه هاي رويت شده , رويت نشده , پاراف شده و جواب داده نشده از يكديگر
- امكان رويت جزيات ثبت هر نامه
- امكان تنظيم و انتخاب فيلدهاي نمايشي و اندازه آنها در كارتابل توسط كاربر
- امكان رويت گردش اداري هر نامه
- امكان استفاده از قلم نوري براي پاراف
- امكان پي نوشت و دستور براي نامه ها
- امكان انتخاب فونت و رنگ براي پاراف
- امكان درج امضاي ديجيتالي در فايل نامه هاي اسكن شده
- امكان تعويض متن نامه
- امكان استفاده از الگوهاي تعريف شده MsWord براي كارتابل
- امكان ارسال نامه به مينوت دبيرخانه جهت اصلاح و ويرايش
- امكان ارجاع به كارتابل كاربران ديگر
- امكان تعيين محدوده زماني براي جواب دادن يك نامه
- امكان ارسال به صندوق پستي دبيرخانه جهت ثبت نامه صادره
- امكان بايگاني شخصي

2.تعريف نامه:
- دريافت فايل نامه از فكس , اسكنر , MSWord و هر فرمتي
- امكان استفاده از الگوهاي تعريف شده MsWord براي كارتابل
- امكان استفاده از فايل هاي دريافت شده از اسكنر
- امكان دريافت 4 فايل ضميمه با فرمت هاي مختلف
- امكان انتخاب موضوع با كد
- امكان ارسال به مينوت جهت پيشنويس , اصلاح و يا فرمت بندي
- امكان ارسال به كارتابل كاربران ديگر
- امكان تعيين محدوده زماني براي جواب دادن يك نامه
- امكان ارسال به صندوق پستي دبيرخانه جهت ثبت ناه صادره

3.تعريف عنوان پوشه هاي بايگاني شخصي
4.بايگاني نامه ها
5.بايگاني مينوت
6.بايگاني تعريف نامه

بخش پيام هاي شخصي , اداري:

1.صندوق پيام ها:
- پيام هشدار توسط سيستم براي پيام جديد
- ديدن پيام هاي وارده
- ايجاد پيام شخصي
- امكان ضميمه كردن فايل با هر فرمتي
- امكان انتخاب رنگ , فونت و سايز متن پيام
- امكان ارسال همزمان پيام به چند كاربر
2.پيغام هاي ارسالي : رويت پياه هاي ارسال شده توسط كاربر

بخش تنظيمات شخصي:
1.رنگ فرم ها
2. كد امنيتي ورود به برنامه , امضاي ديجيتالي , پيام هاي شخصي
3. امكان فعال يا غير فعال كردن پيام هشدار سيستم



براي كسب اطلاعات بيشتر به سايت www. Chapars .com مراجعه كنيد.