اتوماسيون اداري چاپارس-دبيرخانه و بايگان

اتوماسيون اداري چاپارس - نرم افزار دبيرخانه و بايگاني
با راهنما (نصب ، راه اندازي ، آموزش)
اهداف مهم برنامه:
1. صرفه جويي در هزينه ها با حذف كاغذ از مكاتبات و روال هاي اداري
2. سادگي كار با برنامه
3. صرفه جويي در وقت با دسترسي سريع به سابقه ي آرشيو مكاتبات و اسناد
4. اعتماد به آرشيو و بايگاني نامه ها و مكاتبات اداري
برنامه بر روي windows 2003, windows 2000 , windows XP و Vista بصورت تك كاربره و تحت شبكه قابل نصب مي باشد.
بانك اطلاعاتي برنامه Microsoft SQL Server است.
نرم افزار دبيرخانه با برنامه كارتابل و گردش اداري نامه در ارتباط است
مشخصات نرم افزار دبيرخانه :
ارتباط برنامه با نرم افزار هاي ACD See, Media Player, Auto CAT, Adobe Acrobat, Microsoft word, .... برقرار مي باشد.
امكان دريافت 4 فايل ضميمه (پيوست) با فرمت هاي مختلف براي نامه هاي ثبت شده و مكاتبات داخلي، از جمله ويژگيهاي خوب اين برنامه مي باشد.

بخش تنظيمات برنامه :
1. چارت سازماني: ( تعريف چارت سازماني- تعريف واحدها- تعريف كاربران و حق دسترسي آنها- تعريف امضاي ديجيتالي براي كاربر - ... )
2. تعريف مشخصات سازمان
3. رويت وضعيت كاربران ، ساعت اتصال ، مدت زمان اتصال ، IP استفاده شده و ...
4. تعريف الگوها (چارچوب ها)ي فايل هاي MsWord در برنامه و قابليت استفاده براي كارتابل تمام كاربران
5. تعريف فايل هاي اسكن شده و قابليت استفاده براي كارتابل تمام كاربران
6. دفترچه تلفن : امكان حذف و اضافه مشخصات سازمان ها , شركت ها , اشخاص
7. تعريف موضوع نامه ها ( موضوع نامه ها در بخش دبيرخانه بطور خودكار توسط سيستم ثبت مي شود و نيازي به تعريف توسط كاربر نيست)
8. تعريف پوشه هاي بايگاني بصورت نمودار درختي جهت بايگاني و دسته بندي نامه ها.


بخش دبيرخانه:
1. ثبت و بايگاني نامه هاي وارده:
• ثبت مشخصات نامه شامل : پيش شماره – شماره انديكاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – فرستنده – نام تحويل دهنده – موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيك نامه – توضيحات و شماره بايگاني و پوشه هاي بايگاني - سابقه نامه هاي وارده
- لينك با نامه به شماره پيرو
- تحويل رسيد ثبت نامه
- امكان دريافت نامه از اسكنر با امكان پاراف و پي نوشت و درج امضاي ديجيتالي در آن
- امكان دريافت 4 فايل ضميمه با فرمت هاي مختلف
- امكان ارجاع بدون محدوديت نامه به كارتابل كاربران
- جستجو با شماره انديكاتور
- انتخاب صادره بر وارده
- انتخاب كليد هاي ميانبر
- ثبت بايگاني با عنوان و شماره بايگاني

2. ثبت و بايگاني نامه هاي صادره:
ثبت مشخصات نامه شامل :پيش شماره – شماره انديكاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – نام اقدام كننده –نام امضا كننده - گيرنده نامه – موضوع – ارجاع به – رونوشت به - پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيك نامه – توضيحات - شماره و پوشه بايگاني
- امكان چاپ فايل ضميمه نامه
- امكان دريافت نامه از اسكنر با امكان پاراف و پي نوشت و درج امضاي ديجيتالي در آن
- امكان دريافت 4 فايل ضميمه با فرمت هاي مختلف
- امكان درج شماره انديكاتور و تاريخ نامه در چاپ
- لينك به نامه پيرو
- جستجو با شماره انديكاتور
- صندوق نامه هاي ارسالي از كارتابل كاربران – دريافت نامه ارسالي از كارتابل كاربران
- رونوشت بدون محدوديت
- ثبت بايگاني با عنوان و شماره بايگاني

3. مينوت: دريافت نامه هاي ارسالي از كارتابل كاربران , براي تصحيح و يا تعويض فايل ضميمه و ارسال به كارتابل ارجاع دهنده يا به دبيرخانه جهت ثبت و بايگاني.
بخش گزارش:
1. گزارش بايگاني:
- امكان محدود كردن جستجو در محدوده زماني
- جستجو بر اساس عنوان پوشه هاي بايگاني
- امكان چاپ نتيجه جستجو

2. گزارش دبيرخانه:
- جستجو با شماره انديكاتور
- امكان محدود كردن جستجو در محدوده زماني
- امكان محدود كردن جستجو با محدوده شماره انديكاتور
- امكان جستجو با انتخاب هرآيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه (پيش شماره – شماره انديكاتور – تاريخ ثبت – پيرو نامه – شماره نامه وارده و تاريخ نامه وارده تا 4 سطح – كد فرستنده و نام فرستنده – نام تحويل دهنده – نام موضوع – ارجاع به – پيوست – نوع پيوست – فرم نامه – نوع نامه – اولويت نامه – فيزيك نامه – توضيحات و شماره بايگاني)
- امكان چاپ نتيجه جستجو
- امكان چاپ نتيجه جستجو با ريز گردش اداري نامه براي هر شماره نامه
- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر كارتابل )
- Report Generator چاپ انتخابي – نتخاب هر آيتم از آيتم هاي ثبت شده در دبيرخانه و امكان تغيير فضاي نمايش هر فيلد


3. گزارش گردش نامه ها:
- امكان محدود كردن جستجو با بازه زماني
- امكان محدود كردن جستجو با شماره انديكاتور
- گزارش گردش اداري براي هر كاربر با عناوين:
- دريافت كننده نامه :نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان ارجاع - وارده
- دريافت كننده نامه : نامه هاي دريافتي از دبيرخانه به عنوان رونوشت - صادره
- دريافت كننده نامه : نامه هاي دريافتي از كارتابل كاربران
- اقدام كننده نامه
- تعريف نامه جديد
- چاپ نامه
- گزارش گردش نامه
- گزارش جزيات ثبت نامه
- گزارش تغيير متن نامه در هر گردش ( هر كارتابل )