نرم افزار آرشيو اسناد و مدارك

نرم افزار آرشيو اسناد و مدارك ( DMS )
((Document Management System

تحت وب ( Web Application )


مقدمه :

امروزه اسناد ، مدارك و اطلاعات مكتوب يك سازمان و شركت از چنان اهميتي برخوردار شده‌ است كه لزوم مستند سازي در اوليت كاري تمامي شركتها ، سازمانها و ارگانها كاملا احساس شده است .

حجم زياد اسناد ، مدارك و اطلاعات موجود و اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات و نيز عدم دسترسي سريع و آسان ، دقيق و به موقع به اين اطلاعات باعث كاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گرديده است .

از سوي ديگر رويكرد سازمان ها در جهت استاندارد سازي فرآيندها و رويه هاي سازماني و همچنين الگوبرداري از يك مرجع جهاني معتبر؛ استانداردهاي سيستم مديريت كيفيت (ISO9001,14001,TS16949 )را به عنوان يكي از مراجع شناخته شده و معتبر براي تمامي سازمانها مدنظر قرار داده است ، كه يكي از الزامات اصلي اين استاندارد مقوله مستندسازي، به عنوان پايه و اساس سيستم مديريت كيفيت مي باشد .

آنچه در موارد فوق مطرح گرديد با وجود سيستم هاي سنتي بايگاني اسناد قابل دسترس نبوده و براي ارزش بخشي و قابل استفاده نمودن اين اطلاعات مي توان از سيستم مديريت آرشيو اسناد و مدارك DMS در سازمانها و شركتها سود برد .

نرم افزار آرشيو اسناد و مدارك يكي از مناسبترين و سريعترين راه حل ها جهت كاهش هزينه ها ، فضاي نگهداري اسناد و سرعت بخشيدن به امور جاري ، بازيابي اطلاعات و دسترسي سريع ، دقيق و آسان به اسناد و مدارك و جلوگيري از بين رفتن اطلاعات به مرور زمان مي باشد .




با توجه به موارد فوق اين شركت اقدام به تهيه و اجرايي نمودن سيستم آرشيو اسناد و مدارك (DMS) نموده است كه از جمله امكانات و مزاياي سيستم به موارد زير مي توان اشاره نمود :

* امكان ايجاد چندين پوشه و زير پوشه بدون محدوديت جهت دسته بندي اسناد و مدارك .

* تعيين سطح دسترسي به اسناد .

* ايجاد كاربر و تعيين سطح دسترسي كاربران جهت دسترسي به اسناد توسط مدير سيستم .

* ثبت اطلاعات اسناد ( نوع سند ، گروه اصلي ، زير گروه ، نام سند ، كلمات كليدي سند ، توضيحات سند ، فايل و يا فايلهاي مربوط به سند ، تعيين نوع فايل هاي هر سند بصورت اختصاصي براي هر فايل ، نام ثبت كننده سند ، تاريخ ثبت و تاريخ آخرين بروزرساني سند )

* گزارش گيري متنوع اسناد .

* تعيين سند جهت در دسترس بودن براي عموم .

* ثبت ياد داشت ( نكته برداري ) توسط كاربران براي هر سند بصورت اختصاصي .

* قابليت منحصر به فرد ثبت اسناد كاغذي با استفاده از Scan توسط انواع Scanner در محيط برنامه تحت وب ( تبديل اسناد و مدارك شركت يا سازمان از حالت كاغذي به صورت الكترونيكي )

* امكان حذف و بازيابي اسناد .

* قابليت نگهداري اطلاعات در حجم وسيع .

* رابط كاربر فارسي و تحت وب .

* طراحي نرم افزار تحت شبكه و قابليت اتصال از راه دور كاربران براي انجام كارهاي روزمره بصورت Online و استفاده از سيستم نرم افزاري بصورت گسترده و غير متمركز تنها با وجود شبكه كامپيوتري ( LAN ) و يا اينترنت

* قابليت تعريف سطوح امنيتي .

* قابليت دسترسي به نرم افزار از طريق شبكه بدون محدوديت در تعداد كاربران .

* قابليت كپي برداري از اسناد و نگهداري در محلي ديگر .

* ايمن سازي اسناد با تعريف كاربران سيستم.

* قابليت اجرا بر روي تمام ويرايشهاي ويندوز

* قابليت اجرا بر روي سخت افزار هاي مختلف

* گزارشات مديريتي ( كاركرد كاربران ، تعداد ، تاريخ ، ساعت ورود به سيستم و ... )

* امكان ايجاد محيط يكپارچه با ديگر سيستم هاي اين شركت ( مكاتبات اداري ( داخلي ) ، دفترچه تلفن و ... )

* پشتيباني و ايجاد امكانات ديگر بصورت سفارشي بر روي نرم افزار

جهت كسب اطلاعات بيشتر لطفا به وب سايت www.parsict.com مراجعه فرمائيد ، در ضمن با كليك بر روي لينك زير مي توانيد مشخصات كلي نرم افزار را ملاحظه فرمائيد .

http://www.parsict.com/dms.aspx

با تشكر

شركت فناوري اطلاعات و ارتباطات پارس پردازش سديد

تلفن : 44048769 – 44048768 – 021

www.parsict.com