نرم افزار آرشيو الكترونيكي اسناد و اطلاع

در اين نرم ‌افزار سعي شده علاوه بر ارائه يك سيستم نرم ‌افزاري؛ كليه الزامات اين استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارك و سوابق كاغذي فرآيند مديريت مستندات را تسهيل نمايد.
تنوع و ازدياد شمار مستندات و از همه مهمتر اشغال بيش از حد فضا توسط اين مستندات باعث شده است تا تمامي سازمان ها،كارخانه‌ها، شركت‌ها و صاحبان صنايع مختلف براي سهولت بازيابي اطلاعات موجود و مورد احتياج در اين مستندات به فكر ايجاد يك پايگاه داده مناسب و بهره‌گيري از فرم‌هاي مختلف براي مكانيزه نمودن سيستم مديريت مستندات خود باشند. آنچه كه هم‌اكنون با وجود سيستم‌هاي متفاوت و حجم بالاي مستندات در هر سازمان مطرح مي‌شود، يافتن راه‌حلي براي نگه داري و بازيابي اسناد و مدارك موجود در هر سازمان مي‌باشد.
از سوي ديگر رويكرد سازمان ها در جهت استاندارد سازي فرآيندها و رويه هاي سازماني و همچنين الگوبرداري از يك مرجع جهاني معتبر؛ استانداردهاي سيستم مديريت كيفيت (ISO9001,14001,TS16949, …) را به عنوان يكي از مراجع شناخته شده و معتبر براي تمامي سازمانها مدنظر قرار داده است. يكي از الزامات اصلي اين استاندارد مقوله مستندسازي، به عنوان پايه و اساس سيستم مديريت كيفيت مي باشد كه مطابق بند 4-2 استاندارد ISO9001:2000 (الزامات مستندسازي) سازمان هايي موفق به دريافت گواهينامه‌هاي سيستم مديريت كيفيت (ISO9001,14001,TS16949,…) مي‌شوند كه اين الزامات را در سازمان پياده كرده و سوابق اجراي آن را نگهداري نمايند.
در نرم‌افزار پيش رو سعي شده علاوه بر ارائه يك سيستم نرم‌افزاري؛ كليه الزامات اين استانداردها پوشش داده شده و با حذف مدارك و سوابق كاغذي فرآيند مديريت مستندات را تسهيل نمايد.

راهبري سيستم : (Administration)

تعريف گروه بندي هاي مختلف براي فرم ها و مدارك تا هر سطخ دلخواه ( حداقل 3 سطحي ) و اولويت بندي

تعريف انواع مدارك: مانند نقشه ها، پروسه ها، دستورالعمل ها، استانداردها، كاتالوگ ها، ...

تعريف انواع زيرگروه هاي مدارك: مثلاً در گروه نقشه ها 1-نقشه فني محصول 2-نقشه ساختماني 3-نقشه تاسيساتي

امكان تعريف انواع وضعيت مدارك (معتبر، منسوخ، ... )

امكان تعريف فرم هاي ورودي مدارك

قابليت تعريف فيلدهاي موجود در فرم ها به صورت Index يا فيلد اجباري

امكان تخصيص نرم افزارهاي كاربردي جهت مشاهده فايل مدرك

امكان كدگذاري اتوماتيك مدارك با توجه به نوع مدرك و زير گروه آن

ايمن سازي اسناد با تعريف كاربران سيستم

امكان محدود كردن پرينت اسناد محافظت شده

امكان تعريف انواع كدينگ مدارك

امكان تعريف گروه هاي كاربري و تعريف نوع دسترسي آن ها به زير گروه هاي مدارك )ايجاد، تغيير، جستجو، حذف....) جهت سهولت تخصيص دسترسي به كاربران

امكان ايجاد بانك امانات جهت امانت دادن مدارك به كاربران

امكان تهيه Backup از بانك اطلاعاتي بر روي DVD ......

كاربران سيستم : (User Preferences )

امكان جستجو بر اساس كليه فيلدهاي مشخص هر نوع مدرك يا زير گروه آن با حالت هاي تركيبي

قابليت دسترسي به نرم افزار از طريق شبكه درون سازمان با بكارگيري پروتكل TCP/IP

قابليت جستجو با استفاده از Index Word يا Wild card

امكان ارتباط با اسناد تنها از طريق Content server به اين معني كه امكان دسترسي مستقيم به اسناد وجود نداشته باشد.

قابليت كپي گرفتن از اسناد و ذخيره سازي در مكان دلخواه

پشتيباني از كليه فرمتهاي استاندارد Windows

گروهبندي فرمها و مدارك

تعريف ، ويراش و حذف گروه بنديها

تعريف گروه بندي حداقل سه سطح براي تمامي فرم ها ( به صورت عنوان ، منو ، زير منو و ...)

تعريف گروه بندي حداقل سه سطح براي مدارك هر فرم

تعريف گروه بندي حداقل سه سطح براي اپراتورها و كاربران

تعيين اولويت گروه بندي ها

سيستم طراحي فرمها

جستجوي فرم هاي طراحي شده بر اساس كد فرم و يا نام فرم

تعريف فرم جديد شامل اطلاعات اصلي ، گروهبندي ، كد فرم و عنوان فرم

تعريف فيلدهاي اطلاعاتي فرم براي سازماندهي مدارك به صورت پويا شامل : اولويت ، گروه ، نام فيلد ، كد فيلد ، نوع فيلد ( عددي – رشته اي – متني –تاريخ شمسي – تاريخ ميلادي-بلي/خير-انتخابي ليستي- انتخابي گلوله اي ) ، مقادير پيش فرض ليست و توضيحات

اصلاح فرم در هر زمان و تغيير نوع فيلدها و نحوه نمايش بدون از دست دادن اطلاعات

حذف كامل فرم ها

سيستم مديريت مدارك و پيوست اسناد

جستجوي مدارك بر اساس :

كد مدرك

گروه مدرك – زير گروه مدرك – زير رزير گروه

تركيب سه فيلد اطلاعاتي مدرك به دلخواه ( جستجوي تركيبي )

تعريف مدرك جديد

كد مدرك

آخرين ويرايش

وضعيت مدرك ( فعال / غير فعال )

اطلاعات فيلد هاي مدرك ( كه در فرم مربوطه تعريف گرديده )

پيوست تمامي اسناد مربوط به مدرك شامل

تصاوير تمامي فرمتهاي استاندارد ،( TIF- GIF-JPEG-JPG-BMP )

مولتي مديا (SWF-AVI-MOV-MP3-WAV)

متني Document ( WORD-EXECL-TXT-PDF )

آرشيو ( ZIP-RAR)

مديريت تصاوير استاندارد

تغيير ابعاد – بزرگنمايي – كوچك نمايي

ايجاد كادر دور تصوير

ايجاد كپي از تصوير

ذخيره تصوير روي كامپيوتر

مديريت كاربران (اپراتورها) و حق دسترسي ها به مدارك

تعريف كاربران(اپراتورها)

حق دسترسي كلي

حق دسترسي به مدارك

بر اساس گروه بندي فرم ها

بر اساس گروه بندي كاربران

اضافه كردن مدرك جديد

اصلاح مدرك ( تمامي مداركي كه در گروه مربوط به فرم و كاربر قرار دارد )

حذف مدرك ( تمامي مداركي كه در گروه مربوط به فرم و كاربر قرار دارد )

جستجو و مشاهده ( تمامي مداركي كه در گروه مربوط به فرم و كاربر قرار دارد )

اصلاح محدود ( مداركي كه خود شخص وارد نموده )

حذف محدود ( مداركي كه خود شخص وارد نموده )

جستجو و مشاهده محدود ( مداركي كه خود شخص وارد نموده )

مشخصات فني سيستم

دسترسي به نرم افزار از طريق پروتكل TCP/IP

عدم نياز به ارتقاي سيستمهاي موجود درسازمان براي اجراي نرم افزار

پشتيباني از تمامي فرمت هاي استاندارد كه توسطWINDOWS پشتيباني ميشود ويا در آينده به آن اضافه خواهد شد بدون نياز به اصلاح نرم افزار

پشتيباني از اطلاعات با حجم و تعداد زياد بدون كاهش سرعت نرم افزار ( در اين گونه سيستم ها بار اصلي بر روي سرور ميباشد كه با انتخاب سرور قوي از نظر فضاي ذخيره سازي RAM و به طور كلي سخت افزار مناسب سيستم قادر به انجام عمليات بر روي اطلاعات با حجم بالا ميباشد )

سيستم صفحه بندي اطلاعات براي ارتقاي سرعت سيستم و جلوگيري ازكاهش در حجم اطلاعات بالا

بانك اطلاعاتي SQL-Server

كاربرد سيستم كنترل مدارك براي اين امور مي باشد:

كتابها و اسناد كيفي(Quality Manual)

رويه ها و دستورالعمل ها(Policies and Procedures)

طرح ها و نقشه هاي مهندسي (Engineering Drawings)

اسناد منابع انساني(HR Documents)

راهنماي كاركنان(Employee Handbook)

راهنماي تامين كنندگان و كارپردازان(Supplier Handbook)

وضعيت و شروط استانداردها (Standards Terms and Conditions)

كليه ركوردهاي شركت يا سازمان (Company Records)

فاكتورها،رسيدها،و ساير اسناد مالي و اداري (Invoices , Receipts ,and other official and financial Documents )

قراردادها (Contracts)

و ساير مدارك (And other Documents)
--------------------------------------------------
تلفن تماس تهران: 9-44006918-021
تلفن تماس مشهد: 60-7673050-0511
پشتيباني و خدمات سيار: 09159152300-09355013532
فكس : 7673060-0511
اطلاعات بيشتر را در آدرس زير مشاهده كنيد:http://www.farsicom.org