مشاوره و اخذ گواهینامه استاندارد ایزو 9001 - سیستم مدیریت کیفیت

طرح پیشنهادی راه‎اندازی
سیستم‎ مدیریت کیفیت براساس استاندارد بین‎المللی ISO 9001:2008

موضوع
پیشنهاد جهت انجام پروژه راه‎اندازی سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد بین‎المللی ISO 9001:2008 شامل تشکیل و آموزش کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت سازمان و نماینده مدیریت در امور کیفیت به‎عنوان مسئول مربوطه، شناسائی فرآیندهای سازمانی، تهیه شناسنامه فرآیندهای شناسائی شده، تعریف و تدوین ساختار سازمانی، تهیه و تدوین شرح مشاغل، وظایف، مسئولیت‎ها، اختیارات و شرایط احراز هر شغل براساس ساختار سازمانی، تهیه و تدوین روش‎های اجرائی و دستورالعمل‎های عمومی و تخصصی، تهیه و تدوین خط‎مشی کیفیت، تهیه و تدوین اهداف کیفیت و تهیه نظامنامه کیفیت سازمان است.
هدف اجرای پروژه
هدف از طراحی، پیاده‎سازی و اخذ گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد ISO 9001:2008 در قالب موارد ذیل آورده شده است:
• مدیریت سازمان براساس یک استاندارد بین‎المللی
• مستندسازی کلیه روندهای عملکردی سازمان و رهائی سازمان از قائم به‎فرد بودن
• برنامه‎ریزی سازمانی و انجام عملیات براساس برنامه‎ها
• شناسائی و رفع مشکلات سازمانی ناشی از عدم وجود نظم سازمانی
• شناسائی فرآیندهای پیدا و پنهان سازمانی و مدیریت و کنترل آن‎ها براساس اعداد و ارقام
• کاهش هزینه‎های دوباره‎کاری
• تعریف کیفیت در دو حوزه مدیریت و محصولات/ خدمات و كنترل اثر بخش آن
• کسب اعتبار بین‎المللی و اعمال سیاست‎های ترفیعی در بازار
• حرکت به‎سمت توسعه سازمان از طریق اعمال سیاست بهبود مستمر
• ایجاد امکان تجزیه و تحلیل عملکردهای سازمان در کلیه نواحی و بهبود کیفیت آن‎ها
دامنه اجرای پروژه
دامنه اجرای شرح خدمات این پروژه در حالت بهینه کلیه فرآیندها و روندهای سازمان می‎باشد.
شرح خدمات اجرای پروژه
تشکیل و آموزش کمیته راهبری
از آنجاکه تدوین و اجرای سیستم مدیریت کیفیت در سازمان یکی از رویکردهای شدیداً موثر بر روند شکل‎دهی عملکردهای سازمانی بوده و به‎عنوان یکی از اعمال استراتژیک و توأم با کل‎نگری در سازمان به‎حساب می‎آید؛ تشکیل و آموزش کمیته راهبری سیستم مدیریت کیفیت جهت آشنائی کامل مدیران ارشد و میانی سازمان با مقاصد و روند انجام پروژه و همچنین استاندارد ISO/QMS 9001:2008 از ارکان واجب در انجام این پروژه به‎حساب می‎آید. مشاور در ابتدای پروژه ضمن تشکیل و آموزش این کمیته اقدام به شناسائی نماینده مدیریت در امور کیفیت (الزام استاندارد) می‎نماید، ایشان دبیر کمیته راهبری و مسئول مدیریت و نظارت بر روند طراحی سیستم مدیریت کیفیت و اجراء آن هستند.
شناسائی فرآیندهای سازمانی
مطابق الزامات استاندارد مطروحه شناسائی کلیه فرآیندهای ارزش‎افزا (صف) و پشتیبان (ستاد) و تبیین روابط و تعاملات فی‎مابین یکی از ارکان اساسی پروژه به‎حساب می‎آید. در این مرحله مشاور با ابزارها و متدولوژی‎های معتبر (Valid) آکادمیک اقدام به تهیه نقشه فرآیندهای سازمان (Process Map) می‎نماید.
تهیه شناسنامه فرآیندهای شناسائی شده
با توجه به تعریف عمومی فرآیند (مجموعه‎ای عملکردی که ورودی/ ورودی‎ها را به خروجی/ خروجی‎ها تبدیل می‎کند.) مشاور با درنظر گرفتن نقشه فرآیندهای سازمان و بهره‎گیری از متدولوژی‎های آکادمیک مستندسازی فرآیندها اقدام به تدوین شناسنامه فرآیندهای سازمان می‎نماید. محتویات شناسنامه هر فرآیند مفاهیمی از قبیل عنوان و مأموریت فرآیند، مالک یا متولی فرآیند، مجموعه زیرفرآیندها و فعالیت‎های مربوطه، شرح ورودی/ ورودی‎های فرآیند و مراکز صدور آن، شرح خروجی/ خروجی‎های فرآیند و مقاصد مربوطه، نواحی کنترل فرآیند و مسئولین انجام، شاخص‎های ارزیابی فرآیند به‎همراه مستندات مرتبط می‎باشد.
تعریف و تدوین ساختار سازمانی
مطابق تعاریف تئوریک موجود، سازمان به‎عنوان یک نهاد اجتماعی و مرتبط با محیط، البته با مرز و حدود از پیش تعریف شده، دارای هدف و ساختار مشخصی است. درنتیجه مشاور مطابق خواست استاندارد مطروحه در این مرحله پس از شناسائی عناوین کارها (SOW-Subject Of Work) و تعریف ساختار شکست کار یا همان روابط پیش‎نیازی و پس‎نیازی (WBS-Work Breakdown Structure) اقدام به تعریف و تدوین ساختار سازمانی بهینه کارفرما جهت تبیین سطوح ساختاری، روابط فرماندهی و گزارش‎دهی و دسته‎بندی وظایف، اختیارات و مسئولیت‎ها می‎نماید.
تهیه و تدوین شرح مشاغل، وظایف، مسئولیت‎ها، اختیارات و شرایط احراز
ساختارهای سازمانی به‎خودی‎خود صرفاً منعکس کننده برداشت‎های شماتیک از مراودات عمودی و افقی سازمانی هستند و جهت عملیاتی شدن نیازمند تفسیرهای بیشتری هستند. به همین منظور مشاور در این مرحله از انجام پروژه اقدام به تبیین شرح/ تعریف هر شغل (هر جزء از ساختار سازمانی)، شرح وظایف، اختیارات و به‎تبعیت از آن مسئولیت‎ها و شرایط احراز (حداقل‎های لازم جهت احراز هر پست سازمانی توسط افراد) می‎نماید.
تهیه و تدوین خط‎مشی کیفیت
آنچنانکه در تعاریف سازمان عنوان می‎شود، هدفگذاری برای هر سازمانی واجب است. بنابر الزامات اصلی استاندارد مطروحه سازمان موظف است برنامه‎های آتی خود را در قالب اهداف و چشم‎اندازهای خود تعریف و تدوین نماید. در واقع خط‎مشی سازمان شمایل سازمان در برش‎های زمانی آینده است و مشاور به‎کمک نظرات کمیته راهبری و الزامات استاندارد، جهت تدوین این سند اقدام به تدوین اهداف کلان سازمان می‎نماید.
تهیه و تدوین اهداف کیفیت
هر هدف کلانی جهت اجرائی شدن نیازمند SMART (Specific, Measurable, Available, Real able, Time bound) یا عینی شدن است. مشاور جهت انجام این مهم با تدوین سند اهداف اقدام به تشریح هر بند خط‎مشی از طریق تعریف برنامه‎های دستیابی، توسعه شاخص‎های کنترلی، تعریف حدود کنترلی، مراکز تولید داده‎های لازم جهت انجام محاسبات، مسئولین اندازه‎گیری و تعیین تکلیف می‎نماید.
تهیه و تدوین روش‎های اجرائی و دستورالعمل‎های عمومی
هر استانداردی دارای الزامات عمومی مستندسازی مربوط به خود است. استاندارد ISO/QMS 9001:2008 نیز دارای چنین الزاماتی در قالب روش اجرائی کنترل مستندات جهت یکسان‎سازی نحوه ایجاد و تصویب مستندات سازمانی، روش اجرائی کنترل سوابق کیفیت جهت کنترل و نگهداری (بایگانی) سوابق عملکردی سازمان، روش اجرائی کنترل اقدامات اصلاحی/ پیشگیرانه جهت شناسائی و رفع سوء اثر اقدامات عملکردی غیر استانداردی که به‎صورت بالقوه یا بالفعل در سازمان وجود دارند، روش اجرائی ممیزی داخلی جهت ممیزی دوره‎ای سیستم مدیریت کیفیت و شناسائی نواحی غیر استاندارد، روش اجرائی کنترل محصولات/ خدمات نامنطبق جهت کنترل عدم‎انطباق‎های احتمالی موجود در کیفیت محصولات/ خدمات سازمان، دستورالعمل بازنگری مدیریت جهت روزآمدسازی سیستم مدیریت کیفیت و رفع ایرادات احتمالی، دستورالعمل پایش و اندازه‎گیری فرآیندها جهت ایجاد مجموعه‎ای از شاخص‎های فرآیندی، روند محاسبه و اعمال اقدامات کنترلی مقتضی، دستورالعمل بهبود مستمر جهت محاسبه عملکرد کلی سازمان، دستورالعمل آموزش جهت شناسائی نیازهای آموزشی افراد سازمان، پوشش نیازمندی‎های شناسائی شده و تبدیل دانش ضمنی سازمان به دانش صریح، دستورالعمل ارتباط با مشتریان جهت دریافت پیشنهادات/ شکایات ایشان، محاسبه و مدیریت میزان رضایتمندی ایشان از سازمان، دستورالعمل ارزیابی پیمانکاران و تأمین‎کنندگان جهت رتبه‎بندی منابع خرید سازمان و بسیاری دیگر از این دست، است.
تهیه و تدوین دستورالعمل‎های تخصصی
هر سازمانی دارای رویه‎های عملکردی تخصصی و مخصوص به خود نیز می‎باشد. در این مرحله از انجام پروژه مشاور با مستندسازی این رویه‎ها با بهره‎گیری از متدولوژی‎های آکادمیک مستندسازی روند اقدام به مستندسازی کلیه نیازهای تخصصی سازمان می‎نماید.
تهیه نظامنامه کیفیت سازمان
نظامنامه سندی است که طی آن کلیه اقدامات سازمان در راستای پوشش الزامات استاندارد طرح می‎شود و به‎عنوان یک سند راهنما در اختیار مدیران و ممیزین سیستم مدیریت کیفیت قرار می‎گیرد.


تشریح نتایج و خروجی‎های پروژه
نتایج و خروجی‎های فرآیند طراحی، پیاده‎سازی و اخذ گواهینامه سیستم مدیریت کیفیت براساس استاندارد بین‎المللی ISO 9001:2008 در قالب موارد ذیل آورده شده است:
• تجهیز سازمان به مکانیزمی جهت ایجاد مستندات روندی و کنترل سوابق
• ترجمه مفهوم کلان سازمان به مجموعه‎ای از فرآیندهای دسته‎بندی شده، به نحوی که تمام ورودی‎ها و خروجی‎های آن‎ها مشخص شوند و براساس شاخص‎های عملکردی موضوعی مورد اندازه‎گیری، پایش و تجزیه و تحلیل جهت بهبود قرار گیرند و یک داشبورد مدیریتی مستند را برای مدیریت مبتنی بر اعداد و ارقام به‎ارمغان بیآورند.
• برنامه‎ریزی برای دستیابی سازمان به مقاصد بهینه استراتژیک
• طراحی ساختار سازمانی و مستندسازی شرح مشاغل و شرایط احراز
• نیازسنجی آموزشی و تعبیه مکانیزمی جهت پوشش نیازهای آموزشی
• ایجاد رویه دستیابی به سطح رضایتمندی مشتریان و شکایات/ پیشنهادات ایشان
• رتبه‎بندی پیمانکاران و تأمین‎کنندگان سازمان براساس معیارهای یکسان جهت خرید از منابع بهینه
• ایجاد نظم اداری در عملکردهای سازمانی
• دریافت گواهینامه بین‎المللی در حوزه تضمین کیفیت محصولات/ خدمات
• تجهیز سازمان به رویه‎ای جهت نگهداری بهینه تجهیزات
• رهائی سازمان از قائم به‎فرد بودن
• کاهش هزینه دوباره‎کاری و ضایعات
• شناسائی مشکلات پیدا و پنهان سازمان